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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido
* * DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA - RECOMENDACIONES .......................................... 4
* * INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 5
* * CONDICIONES DE PUESTA EN MARCHA .................................................................................. 6
* * CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION...................................................................... 7
* * PANTALLAS DEL SISTEMA........................................................................................................ 8
* * CONOCIMIENTOS BASICOS PARA OPERAR EL SISTEMA ............................................... 9
* * ACCESO A HERRAMIENTAS PARA CREAR EMPRESAS.................................................. 11
* * ACCESO A HERRAMIENTAS PARA CREAR EMPRESAS.................................................. 12
* * CARGA DE BASE DE DATOS ........................................................................................................ 28
* * ALTA CLIENTES, PROVEEDORES e INVENTARIO DE BIENES DE CAMBIO ............. 29
* * GENERAR FORMULARIOS CARGA DE DATOS.......................................................................... 63
* * Pasos Para Crear Formularios de Carga ......................................................................................... 64
* * Función del Comprobante.............................................................................................................. 67
* * Modelo del Comprobante............................................................................................................... 71
* * Concepto Neto ................................................................................................................................. 72
* * Paso 1 para creación del Concepto Neto....................................................................................... 72
* * Paso 2 para creación del Concepto Neto....................................................................................... 73
* * Paso 3 para creación del Concepto Neto....................................................................................... 74
* * Creación del Combo de Accesorios............................................................................................... 75
* *COMO BUSCAR UN COMPROBANTE ............................................................................................. 79
* * Búsqueda rápida ................................................................................................................................. 79
* * Búsqueda Avanzada.............................................................................................................................. 80
* *MODULOS BASICOS PARA CARGAR COMPROBANTES .......................................................... 82
* * FUNCION ENCARGADO DE COMPRAS con Control Stock..................................................... 83
* * Acceso a Emisión de Notas de Pedido Compras.............................................................................. 83
* * Cargar Nota de Pedido; Remito y Factura de Compra .............................................................. 84
* * Cargar Presupuesto, Nota de Pedido; Remito y Factura de Venta............................................ 86
* * Cancelaciones Pendientes de Compras y/o Ventas................................................................. 87
* * Proceso de Ajuste del Stock de Artículos: .................................................................................... 91
* * FUNCION ENCARGADO VENTAS .................................................................................................... 94
* * Formularios disponibles para Gestionar Ventas ......................................................................... 94
* * FUNCION ENCARGADO ALMACEN DE MERCADERIAS ....................................................... 113
* * Recomendaciones para encargado Almacén Mercaderías............................................................ 114
* * Prepara REMITOS y FACTURA desde Nota Pedido Clientes................................................ 115
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* * ENCARGADO TESORERIA.............................................................................................................. 116
* * Tres Accesos para Movimientos de Tesorería.................................................................................. 117
* * Opción 1 para cargar Recibos y Ordenes de pago......................................................................... 117
* * Detalle de Medios de Pago que se Incluyen en el Recibo de Cobranza.................................... 118
* * Opción 2 para carga de Recibos y Ordenes de Pago ..................................................................... 121
* * Carga de Recibos y/o Órdénes de Pago ...................................................................................... 122
* * Botones para Consultar Datos Complementarios...................................................................... 122
* * Opción 3 para cargar Recibos y Ordenes de Pago ........................................................................ 123
* * Cajeros de secciones....................................................................................................................... 125
* * Registrar la Factura de Gastos.................................................................................................... 125
* * Datos numéricos e imputaciones de la Factura de Compras.................................................... 126
* * Recibo pago por Factura Compras menores................................................................................... 127
* * TRATAMIENTO CONTABLE DE OPERACIONES MAS COMUNES ................................................ 128
* * Controles Departamento Contable CAJA CENTRAL ....................................................................... 131
*.* COMPROBANTES A UTILIZAR RECIBO DE COBRANZA........................................................ 134
* * Datos Formales del Recibo........................................................................................................... 134
* * LISTAR REPORTES Y PROCESOS...................................................................................................... 139
* * ANALISIS DE CUENTAS - ANALISTA DE IMPUTACIONES ............................................................. 143
* * POLÍTICAS GENERALES ...................................................................................................................... 145
* * PROCEDIMIENTOS CONTABLES ....................................................................................................... 148
* * CUENTAS POR COBRAR................................................................................................................ 149
* * CUENTAS POR PAGAR................................................................................................................... 149
* * PROCEDIMIENTO REEMBOLSO DE CAJA CHICA.................................................................... 151
* * CONCILIACIÓN BANCARIA.......................................................................................................... 151
* * MANEJO DE ACTIVOS.................................................................................................................... 152
* * ESTADOS FINANCIEROS..................................................................................................................... 153
* * LIQUIDACIÓN Y PRESENTACIÓN DE IMPUESTOS ANUALES ...................................................... 153
* * COMO CARGAR ASIENTOS CONTABLES ........................................................................................ 155
* * CARGA DE ASIENTOS.......................................................................................................................... 156
* * TEXTOS LEGALES RELALCIONADOS CON REGISTROS CONTABLE MEDIO PRUEBA A FAVOR
DE LA EMPRESA ........................................................................................................................................ 158
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* * DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA - RECOMENDACIONES
A.L.L. S.A.S
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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* * CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION
El sistema es escalable y acompaña en sus prestaciones al crecimiento de la empresa
El sistema funciona de igual manera en organizaciones centralizadas o descentralizadas. La
necesidad de descentralización aparece por el crecimiento de la empresa y la organización
administrativa debe acompañar el mayor cúmulo de transacciones requiriendo especialización
de las tareas, separar las autoridades y los niveles de toma de decisiones entre diversos puntos
jerárquicos.
Organiza administraciones tanto centralizadas como descentralizadas en lo referente a la
utilización de recursos humanos, en tanto brinda herramientas para la orientación en las
funciones que cada agente deba cumplir, logrando eficiencia y eficacia acorde con la unidad
organizacional, brindando información a la entidad para la toma de decisiones.
Los procesos que se explican a continuación están dirigidos al personal de la dirección como
a cada funcionario (persona que cumple una función), cuyos procedimientos son atribuibles al
área administrativa.
La descentralización puede venir de la mano de crecimiento del nivel de operaciones, por el
agregado de nuevas secciones o departamentos o inicio de nuevas actividad o área a la
empresa y diferenciación de tomadores de decisión.
Que cada funcionario y su grupo de personal puedan separar el trabajo es la principal
característica con que el sistema ha sido diseñado, con control de accesos para independizar
tareas, niveles de autoridad, acompañando el software el crecimiento de sus prestaciones desde
el estado larval (modo centralizado) hasta su mayor adultez posible (modo descentralizado).
La descentralización implica disponer de un adecuado sistema de comunicaciones para que
quienes tomen decisiones puedan intercambiar datos en cualquier nivel y momento, evitando la
concentración forzosa tanto en la gestión como el tratamiento de la información.
1. Permite la existencia de información normalizada
2. Sin incompatibilidad de datos
3. Óptima trazabilidad en la búsqueda del origen de la información
4. Información consistente para la toma de decisiones
5. Permitir suficiente análisis a nivel de empresa
6. No existe multiplicidad de datos
7. Coordinación de las comunicaciones con clientes y proveedores
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* * ACCESO A HERRAMIENTAS PARA CREAR EMPRESAS
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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* * ACCESO A HERRAMIENTAS PARA CREAR EMPRESAS
Dos vías para acceder al alta de todos los parámetros de la empresa.
A la izquierda de Pantalla Principal presione el ícono y podrá cargar los datos de la empresa y sus
sucursales
El otro camino es presionar la barra acceder al bloque
Configuración Inicial y/o Parámetros del Sistema
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Al avanzar a la pagina siguiente aparece la pantalla para definir actividades de la empresa y los parámetros
impositivos
* * Acitividades AFIP desarrolladas por la Empresa
* * Períodos Agentes de Retención/Percepción
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Presionando el botón aparece la siguiente ayuda
* * Definir vigencia Agente Retenc. y Percep.
Concluida la tarea anterior de habilitar o deshabilitar periodos de vigencia de las retenciones,
presione para seguir en la próxima pantalla
Definicion de SUCURSALES de la empresa.
* * Definición de Locales de Venta
Selecciona el local de venta y avanza al próximo paso
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* * Pantalla para configurar el Web Service
Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente
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* * COMO CREAR PUNTOS DE VENTA
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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COMO CREAR PUNTOS DE VENTA
Debe Crear uno o más puntos de venta por cada punto de emisión o locales habilitado para
confeccionar facturas
La primer tarea es definir los puntos de ventas en la página web de la AFIP
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Advertencia para que habilite el WEB SERVICE AFIP
La advertencia surge por haber indicado en la que la impresión de comprobantes es via WEB SERVICE
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* * CARGA DE BASE DE DATOS
Se incluyen las instrucciones para dar el ata a clientes, proveedores, inventarios, etc., manualmente o con
importación desde archivos Excel.
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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* * ALTA CLIENTES, PROVEEDORES e INVENTARIO DE BIENES DE CAMBIO
En la pantalla Principal dispone del siguiente utilitario
BOTON PARA IMPORTAR DATOS DESDE ARCHIVO EXCEL
presionando este botón aparece la siguiente pantalla
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En esta pantalla encontrará el lugar de cada archivo Excel conteniendo CLIENTES, PROVEEDORES, ARTICULOS,
SALDOS INICIALES DE CLIENTES Y PROVEEDORES
PATH ARCHIVO = búsqueda del camino donde se encuentra guardado el archivo Excel que contiene los datos
a incorporar al sistema
HOJA DE CALCULO = nombre de la hoja del archivo incluida en el Excel que recomendamos como: CLIENTES,
PROVEEDORES, ARTICULOS, SALDOS INICIALES.
Cuando prepare el archivo Excel incluya todo en uno solo.
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* * FORMATOS DE ARCHIVOS EXCEL
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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Aloje en un mismo libro de Excel las hojas de datos. Para identificar los contenidos coloque los nombres
“Clientes”, “Proveedores”, “Saldos Inicio”, “Artículos” en cada hoja.
Como buena medida para no extraviar los datos iniciales con que se pone en marcha el sistema guarde el
Archivo Excel con el nombre DATOS INICIALES VICTORIA MAXFLEX.
Cada hoja de EXCEL debe tener la siguiente estructura:
* * Proveedores
CAMPOS DE EXCEL PARA PROVEEDORES.
No CAMPO DENOMINACION CARACTERES
1 NRO CUENTA OPCIONAL
2 RAZON SOCIAL 100
3 TIPO DOCUMENTO ver tabla 1
4 SITUACION IVA ver tabla 2
5 CUIT - CUIL – DNI (00-00000000-00)
6 N° I.B. 10
7 FECHA NACIMIENTO Optativo
8 CALLE 30
09 NUMERO 5
10 PISO 3
11 DEPARTAMENTO 3
12 CODIGO POSTAL
13 DENOMINACION LOCALIDAD
14 TELEFONO PARTICULAR 50
15 TELEFONO TRABAJO ( 50
16 EMAIL 50
17 CUENTA CONTABLE
FORMATO EXCEL
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
NRO
CUENTA
(OPCIONAL)
RAZON
SOCIAL
(100
caracteres)
TIPO
DOCUMENTO
(ver tabla 1)
SITUACION
IVA
(ver tabla 2)
CUIT -
CUIL - DNI
(00-
00000000-
00)
N° I.B.
(10
caracteres)
FECHA
NACIMIENTO
CALLE
(30
caracteres)
NUMERO
(5
caracteres)
PISO(3
caracteres)
DEPARTAMENTO
(3 caract.)
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* * Clientes
CAMPOS DE EXCEL PARA CLIENTES.
No CAMPO DENOMINACION CARACTERES
1 NRO CUENTA (OPCIONAL)
2 RAZON SOCIAL (100 )
3 TIPO DOCUMENTO (ver tabla 1)
4 SITUACION IVA (ver tabla 2)
5 CUIT - CUIL – DNI (00-00000000-00)
6 N° I.B
7 FECHA NACIMIENTO (OPTATIVO)
8 CALLE (30 )
9 NUMERO (5 )
10 PISO (3 )
11 DEPARTAMENTO (3 )
12 CODIGO POSTAL
13 DENOMINACION LOCALIDAD
14 TELEFONO PARTICULAR (50 )
15 TELEFONO TRABAJO (50 )
16 EMAIL (50 )
17 CUENTA CONTABLE
FORMATO EXCEL
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)
NRO
CUEN
TA
(OPCI
ONAL)
RAZO
N
SOCI
AL
(100
carac
teres)
TIPO
DOCU
MENTO
(ver
tabla 1)
SITUA
CION
IVA
(ver
tabla
2)
CUIT
-
CUIL
- DNI
(00-
0000
0000-
00)
N° II
BB.
FECH
A
NACI
MIEN
TO
CALL
E
(30
carac
teres)
NUM
ERO
(5
carac
teres)
PISO
(3
carac
teres)
DEPARTA
MENTO
(3
caractere
s)
COD
IGO
POS
TAL
DENOMI
NACION
LOCALID
AD
TELEF
ONO
PARTI
CULAR
(50
caract
eres)
TELEF
ONO
TRAB
AJO
(50
carac
teres)
EMAI
L
(50
carac
teres)
CUEN
TA
CONT
ABLE
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Artículos
CAMPOS DE EXCEL PARA ARTICULOS.
No CAMPO DENOMINACION CARACTERES
1 CODIGO ARTICULO (20 caracteres)
2 CODIGO DE BARRA
3 DENOMINACION (50 caracteres)
4 ALICUOTA IVA
5 RUBRO (50 caracteres)
6 CATEGORIA (50 caracteres)
7 UNIDAD MEDIDA
8 COSTO
9 MARGEN GANANCIA
10 PRECIO VENTA NETO
11 MARGEN GANANCIA 02
12 PRECIO VENTA NETO 02
13 IMPUESTOS INTERNOS
14 CLASIFICACION 01
15 CLASIFICACION 02
FORMATO EXCEL
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)
CODIG
O
ARTICU
LO (20
caracte
res)
CODI
GO
DE
BARR
A
DENO
MINA
CION
(50 Carac
teres)
ALI
CUOT
A IVA
RUBRO
(50
caracte
res)
CATEGO
RIA (50
caracter
es)
UNID
AD
MEDI
DA
COS
TO
MAR
GEN
GANANC
IAS
PREC
IO
VENT
A
NETO
MARGE
N
GANAN
CIA 02
PREC
IO
NETO
02
IMPUEST
OS
INTER
NOS
CLASI
FICACI
ON 01
CLASI
FICACI
ON 02
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Saldos Iniciales
CAMPOS DE EXCEL PARA CARGAR SALDOS INICIALES.
Luego de incorporar los datos de clientes y proveedores está en condiciones de agregar los saldos iniciales de cada
una de las cuentas corrientes incorporadas.
No CAMPO DENOMINACION CARACTERES
1 FECHA (20)
2 MODELO RESUMIDO COMPROBANTE
3 OBSERVACION P/ CUENTA CORRIENTE (50)
4 PUNTO VENTA (Debe existir en archivo Puntos de Venta)
5 NUMERO COMPROBANTE (50)
6 RAZON SOCIAL (50)
7 TOTAL DEL SALDO INICIAL
8 INTERES
9 CUOTA
10 CATEGORIA SOCIO
11 MES
12 AÑO
FORMATO EXCEL
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
FECHA
MODELO
RESUMIDO
(Ver tabla 3)
OBSER- VACION
Pto
Vta.
Alta
archivo
PV
NUMERO RAZON SOCIAL TOTAL INTERES CUOTA
CATEGORIA
SOCIO
MES ANIO
31/1/2014 SICD SALDO
INICIAL 2 1 CLIENTE 7.587,28 0,00 0,00 0 0
31/1/2014 SICH SALDO
INICIAL 2 2 CLIENTE 300,00 0,00 0,00 0 0
31/1/2014 SIPD SALDO
INICIAL 2 1 PROVEEDOR 3.400,00 0,00 0,00 0 0
31/1/2014 SIPH SALDO
INICIAL 2 2 PROVEEDOR 3.000,00 0,00 0,00 0 0
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Tablas Para Completar Datos en Archivos Excel
* * TABLA 1: Tipos de Documentos
DENOMINACION
PRINCIPALES
C.U.I.T.
C.U.I.L.
C.D.I.
Pasaporte
D.N.I.
SECUNDARIOS
C.I. Policía Federal
C.I. Capital Federal
C.I. Buenos Aires
C.I. Catamarca
C.I. Córdoba
C.I. Corrientes
C.I. Entre Ríos
C.I. Jujuy
C.I. Mendoza
C.I. La Rioja
C.I. Salta
C.I. San Juan
C.I. San Luis
C.I. Santa Fe
C.I. Stgo. del Estero
C.I. Tucumán
C.I. Chaco
C.I. Chubut
C.I. Formosa
C.I. Misiones
C.I. Neuquén
C.I. La Pampa
C.I. Río Negro
C.I. Santa Cruz
C.I. Tierra del Fuego
L.E.
L.C.
CI
en trámite
Acta Nacimiento
CI Bs.As.RNP
Doc. (Otro)
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * TABLA 2: Situación de IVA
DENOMINACION
Consumidor Final
Responsable Inscripto
Responsable No Inscripto
Exento
Monotributista
No Categorizado
IVA no Responsable
* * TABLA 3: Modelo de Comprobantes
DENOMINACION RESUMIDO
PROVEEDOR SALDO INICIAL HABER SIPH
PROVEEDOR SALDO INICIAL DEBE SIPD
CLIENTE SALDO INICIAL DEBE SICD
CLIENTE SALDO INICIAL HABER SICH
* * TABLA 4: Tipo de Socio
DENOMINACION
Socio Activo
No Socio
Socio Vitalicio
Exento
Moroso
Fallecido
Esta Tabla se utiliza en caso de clubes o entidades civiles
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* * COMO CARGAR EL STOCK DE PRODUCTOS
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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* * Datos Previos para la Carga de Articulos
* * Pantalla de Selección
Diseñe previamente estos archivos para luego preparar la hoja de Excel con el stock de artículos
Parámetros de Stock
Unidades de Medida
Rubros de Stock
Categoría de Stock y por último
ARTÍCULOS
Estas configuraciones son indispensables así incorpore datos mediante un archivo EXCEL o en forma MANUAL
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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DEFINICION DE RUBROS
CAMPO DESCRIPCIÓN
Denominación del
Rubro
Procure que sea corto, preciso y determinado, que exprese que tipo de
mercaderías incluye.
El mismo será asignado a cada artículo
IMPUTACION COMPRAS El sistema mostrará en cada caso las posibles cuentas contables de compras
físicas o virtuales que se encuentren definidas en el PLAN DE CUENTAS
Cuenta de Stock Se muestran las cuentas contables definidas en el plan de cuenta como STOCK
ARTICULOS o STOCK VEHÍCULOS
Factura de Compra
Aparecen en la consulta las cuentas contables definidas en el plan de cuentas
como COMPRAS PEDIR ARTICULOS
Imputa contablemente las compras y mueve el Stock físico si no se ha
registrado previamente un remito
Nota de Pedido de
compra
Abriendo el combo de consulta aparecen las cuentas el plan de cuentas como
COMPRAS – NOTA DE PEDIDO ARTICULO
Genera Movimiento de Stock Virtual
Remito de Compra
El combo de consulta muestra las cuentas que en el plan de cuentas fueron
definidas como COMPRAS – REMITO ARTICULO
Genera Movimiento de Stock Real
IMPUTACION VENTAS El sistema mostrará en cada caso las posibles cuentas contables de ventas físicas
o virtuales que se encuentren definidas en el PLAN DE CUENTAS
Factura de Venta
Aparecen en la consulta las cuentas contables definidas en el plan de cuentas
como VENTAS PEDIR ARTICULOS
Imputa contablemente las ventas y mueve el Stock físico si no se ha registrado
previamente un remito
Presupuesto de Venta
Abriendo el combo de consulta aparecen las cuentas definidas el plan de
cuentas como VENTAS – PRESUPUESTO ARTICULO
Genera Movimiento de Stock Virtual
Nota Pedido de Venta
Abriendo el combo de consulta aparecen las cuentas el plan de cuentas
definidas como VENTAS – NOTA DE PEDIDO ARTICULO
Genera Movimiento de Stock Virtual
Remito de Venta
El combo de consulta muestra las cuentas que en el plan de cuentas fueron
definidas como VENTAS – REMITO ARTICULO
Genera Movimiento de Stock Real
Impuestos Internos La consulta muestra las cuentas contables definidas como VENTA IMPUESTO
INTERNO ARTICULOS
PRODUCCION FASON
Recepción Materia
Prima
Entrega Producto
Terminado
El RUBRO contiene los datos de las imputaciones contables a las cuales se registrarán todo el proceso de compras y
ventas de artículos.
Al seleccionar un artículo para la compra o venta, el sistema tiene determinados los datos en que se imputan los
mismos.
Pueden existir más de un rubro. Esto ocurrirá si desea mostrar contablemente los totales de ventas separados.
Si crea un solo RUBRO, las consultas de movimientos de STOCK le permitirán ver los movimientos de artículos por
cualquiera de las otras clasificaciones que le permite el sistema.
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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Respetar Precio Diferencial en Ventas
Contado
SI= Permite que el Artículo al momento se la venta
tenga un valor diferenciado según característica
del Cliente
NO= No avisa
Modelo Anula Presupuesto Compra Función no habilitada
Modelo Anula Nota Pedido Compra Función no habilitada
Modelo Anula Remito Compra Función no habilitada
Modelo Anula Presupuesto Venta Función no habilitada
Modelo Anula Nota Pedido Venta Función no habilitada
Modelo Anula Remito Venta Función no habilitada
Lista de Precio en Venta solo en Artículos
con Stock
SI= Al consultar la Lista de Precios solo muestra
aquellos que tienen existencia
NO= Muestra todos los artículos sin diferencia con
o sin STOCK
Lista de Precio Predetermina en Venta
SI= Puede dejarse una lista de precio fija y es
posible el cambio al momento de hacer Nota
Pedido, Remito o Factura.
NO= No permite
Remito de Venta Genera Factura
Automática
SI=
NO=
Lista de Precio Predetermina en Compra
SI= Ídem anterior
NO= Ídem anterior
Lectura Código Barra Vínculo Automático
con Artículo
SI= Carga Automática del artículo sin esperar
confirmación
NO= Carga Automática con espera confirmación
Búsqueda Artículo desde inicio por texto
SI = Busca Palabra al inicio de la cadena de
caracteres.
NO = Busca Palabra cualquier parte de la cadena
de caracteres.
Actualizar Precio en Compras
SI= Actualizar el precio de la base de datos de
artículos en el momento de cargar la factura de
compras.
NO= No Actualiza.
Imprimir Ticket para cambio Indumentaria
En Ventas de prendas de vestir, al momento de
confirmar la operación emite un Ticket para
facilitar el cambio de prenda.
Factura Contado Cobro Automático
SI= Hace el Recibo de Cobranza sin discriminar
Medio de Pago.
NO= Solicita discriminación de MEDIO DE PAGO
Permitir Cantidad Negativa en Ventas
SI =
NO=
Dígito Lectura Código de Barra Resumen
SI= Al existir dígitos iniciales repetidos en el Código
de Barra, abre consulta mostrando todos los
artículos y permite seleccionar.
En campo siguiente solicita cantidad de dígitos
que debe leer al inicio
NO= No abre consulta
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Carga Manual Artículo a Base de Datos
En la pantalla principal del sistema se encontrará con el siguiente formato:
PUNTOS “A” Y “B”: presionando cualquiera de ELLOS encontrará el botón “C”
PUNTO C: Accede a la carga de datos para incorporar un nuevo artículo para ser utilizado en compra y/o ventas,
GENERANDO EL CONTROL DE STOCK.
Antes de comenzar la carga de ARTÍCULOS debe completa los puntos:
1. Parámetro de Stock
2. Unidades de Medida
3. Rubros de Stock
4. Categoría de Stock
Tabla Descripción generada automáticamente con confianza media
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Al presionar el botón “C” aparecerá la pantalla siguiente CON 5 hojas
:
* * PASO 1 PARA DEFINIR ARTICULOS
CAMPOS DEL PASO 1:
Cod. Propio Lo utiliza el sistema en forma secuencial
Cód. Barra Código de barra del artículo para lectura con scaner
SKW web
Indican si el artículo se muestra en una tienda web
Informa en
E-Commerce
Denominación Denominación Real del Producto
Fantasía Denominación de Fantasía a voluntad del usuario
Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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Rubros de STOCK
Debe completar los datos en la pantalla principal:
Opciones de Configuración > Módulo Stock Artículos > Rubros de Stock
Este campo constituye el paso inicial para realizar clasificaciones del
STOCK y debe definirse antes de comenzar a cargar los artículos, al igual
que PARAMETROS DE STOCK y CATEGORIAS DE STOCK
RUBROS DE STOCK sirve para que el producto elegido se impute
contablemente de manera automática
PARAMETROS DE STOCK
Aplicar Control Stock Opciones SI / NO
Unidad de Medida
Debe estar actualizada la Base de Datos en:
Opciones de Configuración > Módulo Stock Artículos > Unidades de Medida
Habilitar Registro de Análisis
Se utiliza cuando el artículo deba someterse a análisis para ser habilitada
la comercialización
Habilitar Conversión Stock Cambia la Unidad de Medida del Producto en procesos productivos
Posee unidad Facturación Opciones SI / NO
Cantidad
U.M. Facturación
Capacidad Pallets Indicar capacidad Pallets para organizar la carga en el despacho
Utiliza Lote en Compras
Organizar Lotes de Compras para identificar características particulares de
la mercadería, por ejemplo, VENCIMIENTO
Utiliza Lote en Ventas
Organizar Lotes de Ventas para identificar características particulares de
la mercadería, por ejemplo, VENCIMIENTO
Tipo Combustibles
Se utiliza para completar el Régimen de Información de Combustible de
Córdoba
Prioridad Venta Seleccionar opciones: NORMAL, INERMEDIA, ALTA
Decimales Stock Permite definir capacidad de decimales entre 0 y 4
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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Costo Compra Neto
Historial de Precios
Impuesto Interno
Método de Cálculo
Precio Sugerido 01
Precio Sugerido 02
Oferta con fecha
Vigencia
Lista de Precios (deben estar definidas)
Lista de Precios
Seleccionar la Lista de Precios que aparecerá por default al momento
de facturar o consultar precios. Aparecerá la seleccionada pero pueden
cambiarse
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * PASO 4 PARA DEFINIR ARTICULOS
CAMPOS QUE INCLUYE EL PASO 4
Teniendo en cuenta el precio total de cada artículo está compuesto por su propio valor más los importes accesorios
(TASA de IVA e Importes Accesorios) y que los importes accesorios se agrupan en el Combo de Accesorios resulta la
necesidad de asociar en esta pantalla los COMBOS DE ACCESORIOS conducentes a tales fines.
Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
55
CAMPOS DEL PASO 4:
Composición del Precio del Artículo
CAMPO DESCRIPCION CONDICION
PRODUCTOS EXENTOS DE IVA
Sujeto Dto. IVA Exento Motivo legal de la Exención
Generado por Balanza ¿??
Compra IVA Exento ¿??
Venta IVA Exento ¿??
PRODUCTOS GRAVADOS CON IVA
Factura de Compra Indicar el Combo de Accesorios Debe definirse antes
Nota Crédito Compra Indicar el Combo de Accesorios Debe definirse antes
Factura de Venta Indicar el Combo de Accesorios Debe definirse antes
Nota de Crédito Venta Indicar el Combo de Accesorios Debe definirse antes
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * PASO 5 PARA DEFINIR ARTICULOS
CAMPOS QUE INCLUYE EL PASO 5
Asignación de Proveedores del Producto.
Interfaz de usuario gráfica Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * PASO 6 PARA DEFINIR ARTICULOS
CAMPOS QUE INCLUYE EL PASO 6
Para agregar datos de interés que distingan al articulo
Interfaz de usuario gráfica, Texto Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * CARGAR DATOS DE COMPROBANTES
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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CARGA DE DATOS EN
* * Empresas que no CONTROLAN STOCK
COMO CARGAR FACTURAS DE VENTA, COMPRA, COBRANZAS,
PAGOS Y MOVIMIENTOS BANCARIOS E IMPOSITIVOS
Presionando “CARGA DE DATOS” y luego “CARGA GENERAL” aparece una pantalla que muestra todos los
comprobantes previamente cargados.
Texto Descripción generada automáticamente con confianza baja
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Pantalla de Carga de Datos Formales del Comprobante
Para cargar nuevos comprobantes presione y accede a la pantalla de carga.
PANTALLA DE CARGA DE DATOS FORMALES DEL COMPROBANTE
Todos los Formularios de Carga funcionan en esta pantalla sin salir de ella ante cada cambio
de COMPROBANTES. Previo a comenzar la incorporación de datos, recomendamos al operador
acomodarlos primero por módulo, luego por tipo, luego por cliente/proveedor así agilizar la tarea
y disminuyendo errores.
En esta pantalla se cargan los datos formales del comprobante. Al completar los datos
requeridos, para incorporar los datos numéricos y las imputaciones contable se pasa a una
segunda pantalla, que es la siguiente:
Escala de tiempo Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Pantalla de Datos Numéricos e Imputaciones Contables
Para el caso de Modulo de Ventas correspondiente a factura de venta.
Los datos varían con relación al MODULO y al TIPO DE COMPROBANTE seleccionado.
En el MODULO VENTAS la Cuenta de Total será Deudores por Ventas y los Conceptos Netos y
Combo de Accesorios varían
En el MOCULO COMPRAS la Cuenta de Total será Proveedores y aparecen diversos
Conceptos neto y Combo de Accesorios.
CAMPOS A COMPLETAR EN IMPUTACIONES CONTABLES Y NUMEROS
Para ver el esquema de carga PRESIONE <Ctrl B> y luego el texto COMO CREAR UN FORMULARIO DE CARGA DE DATOS
CAMPOS DESCRIPCION
CUENTA CONTABLE TOTAL
La cuenta contable de TOTAL es la sumatoria de todos los
importes que componen el comprobante (Neto + IVA + CNG
+ etc). Genéricamente se debita o acredita representando
Créditos o Deudas.
CONCEPTO NETO
El Concepto Neto contiene las cuentas que representan el
importe neto de la operación adaptado al tipo de
comprobante que se trate.
En una factura de compra contendrá las cuentas de compras
y gastos, en una factura de ventas encontrará la cuenta que
identifica el ingreso por ventas, limitando la posibilidad de
cometer errores a la hora de hacer un asiento contable.
CUENTA CONTABLE DE NETO
Genéricamente se denomina así al importe sobre el que se
calculan los accesorios de la factura
Es la cuenta contable que se considera ingreso (ganancia) o
egreso (gasto).
Se incluyen en el Concepto Neto para ser seleccionada al
momento de cargar el importe neto del comprobante.
Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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DETALLE CONCEPTO
Permite hacer un detalle de interés que tenga el
comprobante y que aparecerá en la hoja de Mayor de la
cuenta.
IMPORTE NETO
El Importe Neto es el monto sobre el cual se calculan los
Conceptos Accesorios (IVA, IIBB, Percepciones, CNG, etc.)
COMBO DE ACCESORIOS
El Combo de Accesorios lo forman varios Conceptos
Accesorios seleccionables).
Los Conceptos Accesorios son únicos y se definen en
cuentas contables, cuyo monto puede dependen de un
porcentaje, un cálculo respecto de las unidades compradas
o vendidas o un importe fijo.
Se define en cuentas contables de acuerdo a las
necesidades particulares de cada caso (IVA débito o crédito,
Ingresos Brutos, Retenciones o Percepciones de cada uno de
ellos, Impuesto sobre combustibles. Impuestos Internos, etc))
Ejemplo: En una factura de compra el importe neto puede
asociarse a Combos de Accesorios simple simples (IVA
Débito o Crédito) o complejos (IVA Débito o Crédito +
Percepciones IVA + Percepciones IIBB + CNG + etc.)
Antes de completar la carga del comprobante debe
seleccionas el COMBO de ACCESORIOS para que el sistema
complete el cálculo que será automático o manual según se
haya definido la cuenta de ACCESORIO.
GENERAR SUB TOTAL
NO = No genera un subtotal.
SI = Genera un subtotal cuyo cálculo debe configurarse.
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * GENERAR FORMULARIOS CARGA DE DATOS
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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* * Pasos Para Crear Formularios de Carga
DEBE DEFINIR CINCO CONCEPTOS a saber:
A. la FUNCIÓN del comprobante: define los parámetros para el funcionamiento de comprobante.
Se define cual será la Cuenta Contable de TOTAL que es aquella cuyo importe resulta de la
Σ (suma) de Conceptos Netos (en general Ganancias o Pérdidas) y Accesorios [genéricamente IVA
Crédito o Débito, Percepciones, Retenciones (IVA, IIBB. Ganancias), Conceptos no Gravados] contenidos en
el comprobante.
Forma Parte del asiento contable en el debe o haber.
B. el MODELO: del comprobante, es el tipo de comprobante con los requisitos formales tanto de
emisión como de comprensión para AFIP respecto de presentaciones informativas
C. El CONCEPTO NETO: contenido en el comprobante, genéricamente Ventas, Compras y/o
Gastos de cualquier tipo.
Contiene las cuentas de Perdidas o Ganancias que completan el asiento siempre con
imputación contraria a la de la función.
Por lo general el concepto neto va asociados a un combo de accesorios.
D. Los CONCEPTOS ACCESORIOS: se definen en el plan de cuentas (Impuestos: IVA, IIBB,
GANANCIAS, sean retenciones, percepciones, pagos a cuenta y conceptos no gravados)
Los Conceptos Accesorios existentes pueden consultarse en el botón denominado
conceptos accesorios
E. El COMBO DE CONCEPTOS ACCESORIOS: el comprobante puede contener uno o más conceptos
accesorios y para disponer del conjunto al momento de la carga de comprobantes, se
deben agregar en un combo todos los necesarios para completar la carga.
Para crear un combo de accesorios, asegúrese de haber definido el concepto neto con el
cual lo tendrá que relacionar. Esta es una medida de seguridad para no incurrir en errores
de definición. Si no lo hace el sistema no lo dejará avanzar, y no dará de alta el combo de
accesorios.
A los efectos del orden y la facilidad de manejo deben tener nombres lo más parecido posibles, a saber:
EJEMPLOS
FUNCION COMPROBANTE CONCEPTOS NETOS
COMBO
ACCESORIOS
FUNCION NOTA CREDITO VENTAS NOTA CREDITO VENTAS NOTA CREDITO VENTAS NOTA DE CREDITOS
FUNCION FACTURA VENTA FACTURA VENTA
VENTAS ARTICULOS
VENTAS VARIAS
FUNCION RECIBO COBRANZA RECIBO COBRANZA COMPONENTES RECIBO No tiene
FUNCION FACTURA COMPRA FACTURA COMPRA
1) COMPRAS
MATERIAS PRIMAS
Para compras
imputables al costo y
para manejo de Stock
2) COMPRAS
GASTOS
Para gastos no
imputables al costo
En las Compras se crean
dos CONCEPTOS NETOS
IVA CREDITO 0 %
IVA CREDITO 10.5 %
IVA CREDITO 21 %
IVA CREDITO 27 %
IVA CREDITO + IVA
PERCEP.
IVA CREDITO + IVA
PERCEP. + IIBB
PERCEP
Los Combos pueden
estar compuesto por
uno o más Conceptos
Accesorios que
contendrán los
.
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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ESQUEMA PARA CREAR UN FORMULARIO DE CARGA
DE DATOS
ACCESO PARA CONFIGURAR UN FORMULARIO DE CARGA
A) CONFIGURACION DEL SISTEMA y luego
B) CONFIGURACION DE COMPROBANTES
ORDEN DE EJECUCION PARA CONFIGURAR UN FORMULARIO DE CARGA
1) Crear FUNCIÓN DEL COMPROBANTE contiene toda la información para
funcionamiento del FORMULARIO DE CARGA.
Guarda la cuenta contable a la que se imputará el TOTAL DEL COMPROBANTE
2) Crear MODELO DE COMPROBANTE
Contiene datos formales exigidos por AFIP y utilizado al momento de la carga
efectiva. Se vincula con la FUNCIÓN DEL COMPROBANTE para adoptar los parámetros.
3) Crear CONCEPTO NETO. Contiene las cuentas contables que completan el asiento
contable DEBE-HABER o viceversa. Se vincula con la FUNCIÓN DEL COMPROBANTE
4) Verificar en el PLAN DE CUENTAS la existencia del CONCEPTO ACCESORIO
5) Verificar existencia del COMBO DE CONCEPTO ACCESORIO o crearlo si no existe
Se relaciona al CONCEPTO NETO, para saber que conceptos accesorios (IVA
Crédito o Débito, Retenciones, Percepciones, Conceptos no Gravados, etc)
contiene el comprobante a cargar.
1o) – CREAR UNA FUNCION PARA EL
FORMULARIO DE CARGA
2o) – CREAR MODELO
COMPROBANTE
Se vincula a Función del
Comprobante
5o) - CONCEPTO NETO
Función del Comprobante
3o) – VERIFICAR VARIEDAD DE
CONCEPTOS ACCESORIOS
Revisar los conceptos accesorios
que tiene el comprobante a Cargar.
Asegurándose que esté en el Plan
de Cuentas
6o)- EXAMINE SI EXISTE UN
COMBO DE ACCESORIOS o en su
defecto defínalo.
Es indispensable que el COMBO se
vincule con el CONCEPTO NETO
4o) Presione CONCEPTO ACCESORIOS
para consultar la existencia del
mismo en el PLAN DE CUENTAS
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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La FUNCIÓN DEL COMPROBANTE Define:
Los parámetros para el funcionamiento de comprobante a saber:
Paso 1 - Parámetros de Generales:
¿Emisión Propia o Ajena?
¿Propone emisión del formulario?
¿Habilita no interno?
¿Es recibo de Sueldo?
¿Numerador Manual o Automático?
Paso 2 a)
Parámetros de Tesorería
¿Es recibo de cobro?
¿Es recibo de seña?
¿Es recibo de seña a reventa?
¿Es orden de pago?
¿Es emisión de Transferencia de Caja?
¿Es recepción de Transferencia de Caja?
Paso 2 b)
Parámetros de Stock
¿Afecta Movimiento de Stock?
¿Stock Físico?
¿Stock Virtual?
¿Signo del Stock?
¿Cancela Comprobante Previo? (Opcional)
¿Cancela Comprobante Posterior? (Opcional)
¿Cancela comprobante posterior? (Remito Diferido)
¿Cancela comprobante previo? (Factura Anticipada)
¿Anula Comprobante Inverso? (Presupuesto, Nota de Pedido, Remito)
Paso 2
c)
Parámetros de Cuenta Corriente
¿Se incluye en Cuenta Corriente?
¿Es un Cliente; Proveedor, Caja, Banco, Tarjeta de Crédito Impositiva, Empleado?
¿Se puede Cancelar?
¿Cancela Comprobantes?
¿Modo de Cancelación?
Paso 2 d)
Parámetros de Funciones Generales
¿Aplicar No Operación?
¿Es liqui9dación Financiera?
¿Solicita Datos Transporte?
¿Es Nota de Venta y Líquido Producto?
¿Solicita Descuentos Post Venta?
¿Cancela Contrato de Canje?
Paso 3 - Parámetros Contables
¿Se incluye en Libro IVA?
¿Genera Contabilidad?
¿Imputación Contable del Importe Total?
¿La Imputación Contable es Fija o Variable?
Se define cual será la Cuenta Contable de TOTAL que es aquella cuyo importe resulta de la Σ
(suma) de Conceptos Netos (en general Ganancias o Pérdidas) y Accesorios [genéricamente IVA Crédito o
Débito, Percepciones, Retenciones (IVA, IIBB. Ganancias), Conceptos no Gravados] contenidos en el
comprobante
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Función del Comprobante
PASO - 1 para crear la función del comprobante
Presione el Botón nuevo y complete los campos como se indica a continuación
La pantalla le indica pasos a completar para que el formulario de carga pueda
ser dado de alta,
PASO - 2 y 3 para crear la función del comprobante
Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Correo electrónico Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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FUNCION COMPROBANTE
CAMPOS PASO 2
Parámetros de Tesorería
¿Es Recibo Cobro?
Si = Se utiliza en empresas que reciben medios de pago para
cancelar saldos de cuenta corrientes (Deudores por Ventas) No =
¿Es Recibo Seña? Si = Empresas que reciben pagos a cuenta que congelan precio.No =
¿Es Recibo Seña
Reventa?
Si = Se utiliza en negocios de ventas de Bienes Registrables (Ej
Motos) con intervención de intermediarios que al vender el
vehículo solicita facturación al cliente final. No =
¿Es Orden de Pago?
Si = Se utiliza en empresas que entregan medios de pago para
cancelar saldos de cuenta corrientes (Proveedores). No =
¿Es Emisión Trasnf de
Caja?
Si = En administraciones con Cajas Descentralizadas, cuando el
cajero realiza el arqueo y cierra su Caja, transfiere los Medios de
Pago en su poder a una Caja Central. No =
¿Es Recepc Transf de
Caja?
Si = En administraciones con Cajas Descentralizadas, el encargado
de la Caja Central recibe los Medios de pago por el cajero de una
caja Descentralizada. No =
¿Parámetros de Stock?
Afecta Movimiento
Artículos
Si = El comprobante cambia el Stock
¿Stock Físico?
Si = Refiere a las mercaderías que integran el Stock Disponible en
depósito
¿Stock Virtual?
Si = Los comprobantes que afectan el Stock Virtual son las Notas de
Pedido y los Remitos, tanto de compras como Ventas
¿Signo Stock? Suma o Resta.
¿Cancela Cpte Previo?
Si = Cancela un comprobante emitido con anterioridad (Nota Pedido o
Remito) No =
¿Lo Cancela Cpte
posterior?
Si = Cancela un comprobante emitido con posterioridad
No =
¿Cancela Cpte,
Posterior? (Remito
Diferido)
Si = Remito Diferido
No =
¿Lo Cancela Cpte
Previo? (Fac.
Anticipada)
Si =
No =
¿Anula Cpte Inverso ¿
(Presup Nota Pedido, Remito)?
Si =
No =
Parámetros de Cuenta Corriente
¿Se incluye en Cuenta
Corriente?
Si = El comprobante aparecerá en la cuenta corriente
No =
¿Habilitado para?
Verifica que la corriente y la FUNCION coincidan y restringe la elección del
cliente/proveedor conforme con el comprobante a cargar, sean:
CLIENTE; PROVEEDOR; CAJA; BANCO; TARJETA CREDITO; IMPOSITIVA;
EMPLEADO;
Parámetros de Funciones Generales
¿Aplica No de
Operación?
Si = Al aplicarse un numero de operación a varios comprobantes
relacionados estos podrán ser concatenarse al listar un resumen de
operaciones.
No =
¿Es Liquidación
Financiera?
Si = El sistema es apto para emitir liquidación de cheques de
terceros y emitir factura por cobro de intereses y comisiones.
No =
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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¿Solicitsa Datos
Transporte?
Si = Con esta variable se habilita la carga de datos de la empresa y el
chofer como requiere las disposiciones vigentes
No =
¿?Es Nota de Venta y
Líquido Producto
Si = En las operaciones realizadas bajo la figura de venta a nombre
propio mercadería de terceros (en consignación), el sistema emite la
Cuenta de Venta y Líquido Producto detallando los artículos vendidos,
deduciendo la comisión percibida por el comisionista y toma el IVA
Crédito Fiscal que corresponde.
No =
¿Solicita Datos Post
Venta?
Si = Empresas que vendan modados (autos y motos), neumáticos, el
sistema solicita datos para los servicios post ventas. No =
¿Cancela Contrato de
Canje?
Si = Empresas que reciban para realizar canjes de mercaderías en
pago No =
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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FUNCION DEL COMPROBANTE –
PASO - 4 para crear la función del comprobante
IMPUTACION DE LA CUENTA DE TOTAL PARA CERRAR EL ASIENTO CONTABLE
En esta pantalla se colocan las cuentas contables que serán contrapartidas al DEBE o HABER para
balancear el comprobante con las cuentas seleccionadas en el CONCEPTO NETO.
FUNCION COMPROBANTE
PASO 3
Parámetros de Tesorería
¿Se incluye en Libro
IVA?
No Informar
IVA Compras
IVA Ventas
¿General
Contabilidad?
SI
NO
¿Imputación Contable
del Importe TOTAL?
DEBITA
ACREDITA
¿Modo de Imputación
Contable?
FIJO
VARIABLE
Cuentas Contables
Habituales para
imputar el total del
comprobante
Es posible hacer operaciones de Baja, de cuentas, altas y/o
modificaciones
BAJA DE UNA CUENTA: Posiciones el puntero sobre la cuenta que
desea eliminar y presione el botón .
NO UTILICE ESTE BOTON QUE ELIMINA LA FUNCIÓN
PARA ALTAS O MODIFICACIONES presione y luego
para agregar cuentas o para cambiar una cuenta por otra.
Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* * Modelo del Comprobante
Presione el Botón
PASO 1 Presione el botón NUEVO y aparece la pantalla
Complete los datos requeridos
La pestaña CÓDIGOS AFIP no necesita completarla, ya que la maneja la AFIP en la facturación
por web service
Observe que el punto de FUNCION COMPROBANTE tiene incorporada la FUNCION RECIBO COBRANZA. Con esta
indicación, al seleccionar el modelo de comprobante, elige la FUNCION a utilizar y seguido a este paso debe ir a la
creación la creación del CONCEPTO NETO, como se explica en el cuadro siguiente.
Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación Descripción generada automáticamente
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72
* * Concepto Neto
PASO 1 Presione el botón NUEVO y aparece la pantalla PARA dar un nombre al CONCEPTO NETO y lo
vincule con la FUNCIÓN.
Recuerde que la FUNCION tiene la CUENTA CONTABLE DE TOTAL (Deudores por Ventas) y el CONCEPTO
NETO contiene las cuentas que se DEBITAN o ACREDITAN siempre con sentido inverso al modo de
imputación que tiene la FUNCIÓN.
De cada comprobante surge un asiento que compone la contabilidad.
* * Paso 1 para creación del Concepto Neto
El IMPORTE NETO de la factura de venta se ACREDITA junto con los importes accesorios (IVA Débito Fiscal) y
el IMPORTE TOTAL (Deudores por Ventas) se DEBITA (ver pantalla siguiente).
Como Ejemplo observe la pantalla de creación de la FUNCION en el paso 4 de
parámetros contables, debita Deudores por Ventas, dejando cerrado el asiento
Deudores por Ventas a Ventas y a IVA Débito Fiscal
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* * Paso 2 para creación del Concepto Neto
PASO 2 el sistema necesita conocer las cuentas contables que utilizará en el asiento contable.
Al seleccionar el MODELO DE COMPROBANTE (Factura de Venta), se conecta con la FUNCION DEL COMPROBANTE y el
CONCEPTO NETO, disponiendo de todas las posibles cuentas que intervienen en la contabilización de la venta.
Como podrá ver seguidamente:
La Función sabe cuál es la cuenta que engloba el total del comprobante (Deudores por Ventas)
El Concepto Neto contiene las cuentas de resultado (Venta de Servicios Profesionales o Mano de Obra por Servicios)
y las cuentas de los Conceptos Accesorios (IVA Débito Fiscal)
En la carga del comprobante la selección de cuentas contables es conceptual,
lo que reduce el margen de error en la imputación
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* * Paso 3 para creación del Concepto Neto
El paso 3 contiene las cuentas de Conceptos Accesorios
(IVA Débito Fiscal, Percepciones, Conceptos no gravados, etc.) que puedan corresponder
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* * Creación del Combo de Accesorios
En el Menú principal presione la barra (1) OPCIONES DE CONFIGURACION DEL SISTEMA y vera la pantalla
luego el botón (2) y verá la pantalla de opciones (3) CONFIGURACIÓN DE COMPROBANTE, donde dispone
de los siguientes botones operacionales:
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* * Conceptos Accesorios
Los Conceptos Accesorios son aquellos componentes de una factura (genéricamente de Compra, Venta o
Gastos) que forman parte del bien o servicio incluido en el comprobante, sin ser parte del mismo
(Impuesto o Conceptos no Gravados, etc).
Se definen en el Plan de Cuentas contable y son cada uno de aquellos importes incluidos en la
factura (IVA, IIBB, Ganancias y Retenciones y/o Percepciones, incluidos otros Conceptos no Gravados) que se detallan en
un solo bloque previo al monto total del comprobante.
El sistema. en la configuración de comprobantes, crea un bloque de Conceptos Accesorios para
que el usuario pueda consultar al momento de crear un COMBO DE ACCESORIOS para combinar
los conceptos accesorios necesarios para la carga de un comprobante.
El COMBO de ACCESORIOS debe siempre vincularse con un CONCEPTO NETO.
Si el CONCEPTO NETO, no existe no será posible crear el COMBO DE ACCESORIOS
Botones disponibles para la configuración de comprobantes
CONCEPTOS ACCESORIOS consulta los accesorios existentes y creados en el Plan de
Cuentas:
IVA: Débitos, Créditos, Retenciones, Percepciones y Pagos a cuenta.
IIBB: Retenciones y Percepciones;
Conceptos no Gravados: Impuestos Internos y otros gastos exentos de IVA.
Si falta algún CONCEPTO ACCESORIO, presione el botón PLAN DE CUENTA y cree una cuenta
contable ACCESORIO para incorporarlo (Requiera apoyo al estudio)
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* * Combo de Conceptos Accesorios
COMBO DE CONCEPTOS ACCESORIOS Es un conjunto de CONCEPTOS ACCESORIOS, que debe definirse
para cada caso particular, conforme a la cantidad de conceptos accesorios involucrados en la confección del
comprobante.
Cuando una factura, a modo de ejemplo contenga; IVA Crédito Fiscal + IVA Peercepciones, II.BB
percepciones + Impuestos Internos + Sellados + Otros Impuestos y cualquier combinación
Para la Creación de un COMBO DE CONCEPTOS ACCESORIOS presione el botón para abarcar
en él al conjunto de CONCEPTOS ACCESORIOS necesarios para que la carga de datos del comprobante no
presente dificultades. (Requiera apoyo al estudio)
Pantalla de Creación del conjunto de conceptos accesorios
Para Agregar, Modificar o Eliminar componentes del combo utilice estos
botones y proceda como se indica a continuación
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INCLUCIÓN DE CONCEPTO ACCESORIO: El Botón funciona habiendo accionado
previamente el botón y habilita el renglón para incluir un nuevo concepto accesorio.
MODIFICACIÓN DE CONCEPTO ACCESORIO: El Botón funciona habiendo accionado
previamente el botón y habilita el renglón para cambiar el concepto accesorio.
ELIMINACIÓN DE CONCEPTO ACCESORIO: El botón eliminar concepto accesorio
funciona sin haber presionado el botón editar eliminando la línea señalada en la grilla inferior.
EL COMBO DE ACCESORIOS NECESARIAMENTE DEBE ESTAR RELACIONADO CON UN
CONCEPTO NETO. ANTES DE CREARLO ASEGÚRESE QUE EXISTA EL MISMO.
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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* *COMO BUSCAR UN COMPROBANTE
Cualquiera sea la pantalla de carga de COMPROBANTES que utilice, siempre accede a una grilla donde
puede ver todos los comprobantes incorporados.
Cualquier comprobante puede ser EDITADO, MODIFICADO, ELIMINADO o CONSULTADO.
Esto es la puerta de entrada a la trazabilidad de la información.
Cuando el comprobante se haya vinculado a cancelaciones, valores en cartera, artículos, tendrá
restricciones para realizar las maniobras indicadas
* * Búsqueda rápida
Ubicado el comprobante puede realizar los procesos indicados en los botones en rojo
Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación Descripción generada automáticamente
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* * Búsqueda Avanzada
El botón le permite buscar los comprobantes por una amplia variedad de variables, según se muestra
en la pantalla siguiente:
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MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS A.L.L. S.A.S
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DETALLE DE FILTROS AVANZADOS
CAMPO DATOS DE BUSQUEDA
Módulo Sistema
Blanco lee todos los comprobantes
Compras
Ventas
Tesorería
Bancos
Sociales + Fiscales
Modelo
Comprobante
Las opciones varían según del Módulo Seleccionado en el punto
anterior
Letra Letra del Comprobante
Punto venta Punto de Venta del Comprobante
Número Número del Comprobante
Fecha Carga Fecha del Día de Carga, que se toma de la fecha del sistema operativo
Fecha Emisión Es la Fecha del Comprobante
Fecha Emisión
Propia
Fecha utilizada en comprobantes especiales de la empresa
Fecha Contable
Es la fecha en que el comprobante se contabiliza y puede no coincidir
con la fecha de emisión
Mes DDJJ IVA Mes al que pertenece la DDJJ del Impuesto al Valor Agregado
Año DDJJ IVA Año al que pertenece la DDJJ del Impuesto al Valor Agregado
Condición de
Compra
Vendedor Persona que realizó la venta
Usuario Persona que registro el comprobante
Observaciones Observaciones agregadas al comprobante
Total Comprobante Importe total desde hasta
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* *MODULOS BASICOS PARA CARGAR COMPROBANTES
COMPRENDEN LAS FUNCIONES COMUNES
DE CUALQUIER EMPRESA EN SU ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA:
COMPRAS;
VENTAS;
TESORERIA;
BANCOS;
SOCIALES Y FISCALES,
Logotipo, nombre de la empresa Descripción generada automáticamente
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* * FUNCION ENCARGADO DE COMPRAS con Control Stock
FUNCIONES ASIGNADAS
ACCION
PUNTO DEL PROGRAMA A
EJECUTAR
FORMULARIO DE CARGA
o LISTADO A UTILIZAR
Verifica existencias reales y
virtuales REPORTES y PROCESOS
Listado
CANCELACIONES
PENDIENTES
Confeccionar Nota se Pedido de
Compras (N.P.C.)
CARGA DE DATOS
MOVIMIENTOS DE STOCK
Formulario de carga
NOTA PEDIDO COMPRAS
Generar Reposición REPORTES y PROCESOS
Listado
GENERACIÓN PEDIDO
REPOSICIÓN
Estadística de Ventas REPORTES y PROCESOS Análisis Estadístico Ventas
Estadística de Compras REPORTES y PROCESOS Análisis Estadístico
Compras
* * Acceso a Emisión de Notas de Pedido Compras
EN LA PANTALLA PRINCIPAL
Al presionar la secuencia Carga de datos Movimientos de Stock aparecen en una grilla los datos de
comprobantes existentes en la base de datos y para ubicarlos diríjase al punto COMO BUSCAR UN
COMPROBANTE.
Para agregar comprobantes de VENTAS o COMPRAS, selecciones primero el módulo a utilizar (Datos a
Consultar) y luego presione el botón AGREGAR VENTAS o AGREGAR COMPRAS
PANTALLA PREVIA A LA CARGA DE DATOS
Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación Descripción generada automáticamente
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* * Cargar Nota de Pedido; Remito y Factura de Compra
COMPRA c/ control de STOCK:
incorporación de NOTA DE PEDIDO, REMITO y FACTURA COMPRA
Pantalla para elegir los FORMULARIOS DE CARGA siempre aparecen en el combo de opciones
recuadro amarillo.
En la página siguiente están las aclaraciones sobre OPCIONES DE FORMULARIOS DE CARGA
PARA COMPRAS
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TIPOS DE FORMULARIOS PARA INCORPORAR COMPRAS
NOMBRE ACCION
NOTA PEDIDO COMPRAS
Se utiliza para confeccionar el comprobante de NOTA DE
PEDIDO DE COMPRA para enviar al proveedor.
NOTA PEDIDO COMPRAS
DEVOLUCION
Sirve para dar de baja uno nota de pedido que no va a utilizarse.
Anular total o parcialmente un pedido
REMITO COMPRAS
ARTICULOS
Al recibir el pedido, puede venir acompañado de “REMITO”,
“FACTURA” o “AMBOS”.
Comience la carga del “REMITO” y aparecerá un cartel indicando
que “EXISTEN NOTAS DE PEDIDO PENDIENTES DE CANCELAR”.
Responda “SI” y los datos de la “NOTA DE PEDIDO” aparecen en el
cuadro y se graba la unión con al
“REMITO”.
SITUACIONES QUE PUEDEN PRESENTARSE EN LAS CANTIDADES DE
ARTICULOS
“NOTAS DE PEDIDO” igual al “REMITO”: el sistema cancela la “NOTA DE
PEDIDO” y graba el “REMITO”.
“NOTAS DE PEDIDO” mayor al “REMITO: Modifique en el “REMITO” los
valores de la “NOTA DE PEDIDO” y esta será anulada parcialmente
quedando artículos pendientes de recibir.
“NOTAS DE PEDIDO” menor al “REMITO: debe crear una nota de pedido
adicional o modificar la existente antes de incorporar el remito.
REMITO COMPRAS
DEVOLUCION ARTICULOS
Utilizar para Remitir al proveedor artículos no deseados.
NOTA CREDITO COMPRA
Al recibir una nota de crédito por devolución de mercadería debe
relacionarse a un “REMITO COMPRAS DEVOLUCION ARTICULOS”.
FACTURA COMPRAS
Puede cargarse relacionándola a una “NOTA DE PEDIDO” o a un
“REMITO”.
Respete lo informado en el funcionamiento del “REMITO COMPRAS
ARTICULOS”
• En la contabilidad legal solo se registran las Facturas, Notas de Crédito, Débito, Recibos
y/u Ordenes de Pago;
• Los Presupuesto, Notas de Pedido y Remitos son comprobantes virtuales y se contabilizan
en dicho carácter;
• Los listados pueden separarse por:
▪ CONTABLES: Es la contabilidad Legal.
▪ VIRTUALES: están compuestos por:
➢ Notas de Pedido que informan los créditos y deudas potenciales.
➢ Remitos Pendientes informan las mercaderías salidas o ingresadas que no
cuentan con la factura de venta o compra
MUEVEN EL STOCK:
LOS REMITOS Y/O FACTURAS, LO QUE PRIMERO CONTABILICE
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* * Cargar Presupuesto, Nota de Pedido; Remito y Factura de Venta
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* * Cancelaciones Pendientes de Compras y/o Ventas
Para contabilizar Las Notas de Pedidos y Remitos existen cuentas contables y no aparecen en la cuenta
corrientes de deudores o proveedores:
Las Notas de Pedidos Pendientes: Sean estas de Compras o Ventas, indican que el pedido fue
recibido o enviado en forma parcial.
Esto se produce porque la Nota de Pedido se cancela al incorporar Remitos de Recepción
o Envío según se trate de compras o ventas y cada producto comprado o vendido se da de
baja con el remito.
Los Remitos pendientes: significan que la Factura de Venta o de Compra no incluyo a todos
los productos enviado o recibidos. Faltan incorporar productos en la factura de compra o
venta.
* * Regla de Cancelaciones
Las Notas de Pedido Recibidas son canceladas por los Remitos de recepción
Los Remitos de recepción se cancelan con la carga de la Factura de compra o VENTA.
El listado de cancelaciones pendientes muestra cuales comprobantes de compras o ventas están
pendientes de cancelar y pueden ser cumplidos o anulados con los comprobantes correspondientes.
Es aconsejable que los pasos se cumplan, ya que la nota de pedido genera un asiento contable con
cuentas virtuales que indican cuales con los créditos y deudas factibles de producirse.
* * Verificación de Existencias Virtuales
Las EXISTENCIAS VIRTUALES se componen con las NOTAS DE PEDIDOS y REMITOS, tanto de COMPRAS y/o
VENTAS, y son derivación de todos los comprobantes virtuales emitidos hasta la llegada de la FACTURA.
Una Nota de Pedido de Compras implica una obligación o deuda a generarse cuando llegue la mercadería
y una Nota de Pedido de Ventas es un Futuro crédito o cuenta por cobrar que se realizará cuando la
mercadería sea despachada.
Es importante que se controle el saldo
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* * Consulta Operaciones Pendientes de Ejecución
(Notas de Pedido y Remitos)
Aparece en pantalla el siguiente formato. Complete los datos y obtenga el listado.
* * Generación Pedido Reposición